5 Kennzahlen, die du als Inhaber:in deiner Physiotherapiepraxis kennen musst

1. Warum du deine Kennzahlen für deine Physiotherapiepraxis kennen solltest

"Ich will doch einfach nur therapieren, nicht rechnen." Ein verbreitetes Denken und gefährlich. Wer seine Physiotherapiepraxis führen will, muss wissen, wie sie steht. Denn nur, was du misst, kannst du steuern. Gute Nachrichten: Es geht nicht um BWL-Studium, sondern um 5 Kennzahlen, die du monatlich im Blick haben solltest.

2. Die 5 wichtigsten Praxiszahlen

1. Auslastung (Therapiestunden pro Woche im Verhältnis zur Kapazität)

• Zeigt dir, wie effizient dein Team arbeitet

• Ideal: 85–90 % Auslastung

• Zu niedrig? Ursachen finden: Leerlauf, Absagen, falsche Planung

2. Umsatz pro Therapeut:in

• Rechenformel: Monatsumsatz / Anzahl Vollzeit-Therapeut:innen (VZÄ)

• Gibt dir einen Vergleichswert für wirtschaftliche Entwicklung

• Auch hilfreich für Gehaltsgespräche und Personalplanung

3. Ausfallquote (nicht stattgefundene Termine)

• Zeigt dir, wie gut dein Terminmanagement ist

• Ziel: unter 5 %

• Lösungen: Terminerinnerung, Ausfallhonorar, Online-Absage

4. Privatanteil / Zusatzumsatz

• Wie viel deines Umsatzes kommt von Privatleistungen?

• Ziel: mind. 10–20 %, je nach Konzept

• Zeigt, wie gut du deine Zielgruppe erreichst & Zusatzangebote verkaufst

5. Kostenstruktur (Fixkostenquote)

• Wie viel vom Umsatz geht für Miete, Personal, Software, Versicherungen etc. drauf?

• Ziel: unter 70 %

• Tipp: Software mit klarem "Return on Invest" (ROI) nutzen

Beispiele von Bela Health:

Patientenaufnahme

• 50 % schnellere Aufnahme von Neupatient:innen - weniger Wartezeit, mehr Effizienz

• Keine Druckkosten mehr - alle Formulare werden digital unterschrieben

KI-Dokumentation

• 75 % Zeitersparnis bei der Dokumentation - einfach per Spracheingabe

• Mehr Rechtssicherheit - klare, vollständige Doku schützt vor Regressen

KI-Inbox/Anrufbeantworter

• 0 Minuten AB abhören - Bela transkribiert alle Nachrichten automatisch

• Bessere Auslastung - z. B. durch strukturierte Wiedervergabe bei Absagen oder schnellen Rückruf von Neupatienten-Anfragen

3. Wie du diese Zahlen einfach findest

Mögliche Quellen:

• Abrechnungssoftware / Praxissoftware

• Steuerberater:in (monatliche BWA)

• Excel oder digitales Controlling-Tool

Wichtig: Die Zahlen bringen nur etwas, wenn du sie regelmäßig anschaust. Am besten: fester Termin jeden Monat, 30 Minuten, Zahlen anschauen, Entscheidungen treffen.

4. Fazit: Mehr Durchblick, weniger Stress

Diese 5 Kennzahlen helfen dir, deine Physiotherapiepraxis aktiv zu steuern - statt nur zu reagieren. Du musst kein Controller werden, aber ein praxisnaher Blick auf Umsatz, Auslastung & Co. macht dich unabhängiger, sicherer und erfolgreicher.

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Was ist Bela Health?

Bela Health ist eine KI-gestützte Software speziell für Physiotherapiepraxen.

Die KI-Rezeption – ein intelligenter Telefonassistent – nimmt Anrufe automatisch entgegen, erkennt Anliegen und leitet sie strukturiert ans Praxisteam weiter. Darüber hinaus unterstützt Bela Health auch in anderen Bereichen des administrativen Praxisalltags – für weniger Stress, mehr Struktur und höhere Effizienz im Team.