ERFOLGSGESCHICHTE
Wie Im Fokus! Physiotherapie in Hamburg mit Bela Health Effizienz und Struktur in den Praxisalltag brachte
„Ich wollte moderne Lösungen – aber alles, was ich fand, war altbacken. Bela Health war die erste Software, die wirklich zu uns passt.“
Praxisinhaber, im Fokus! Physiotherapie
Daniel Grzmehle
Ein junges Team mit klarer Vision
In Hamburg Mundsburg betreibt Daniel Grzmehle die Praxis Im Fokus! Physiotherapie – ein junges Team mit klarem Anspruch: moderne und nachhalte Physiotherapie, klare Prozesse und Technologie, die den Praxisalltag wirklich verbessert.
Die Praxis ist spezialisiert auf Sportphysiotherapie, CMD und aktive Bewegungstherapie und verfügt über einen eigenen KGG-Raum. Das Ambiente ist hell, sportlich und professionell – genauso, wie Daniel sich auch seine Arbeitsweise vorstellt. Doch zwischen Behandlungen, Trainings und Verwaltung zeigte sich ein Widerspruch: Die Praxis war modern eingerichtet, aber die digitalen Werkzeuge wirkten, als stammten sie aus einer anderen Zeit.
„Wir waren von Anfang an offen für Digitalisierung“, erzählt Daniel. „Aber die meisten Tools fühlten sich altmodisch an. Kompliziert, unübersichtlich, nicht zu Ende gedacht. Ich wollte etwas, das so modern funktioniert, wie wir arbeiten und das habe ich erst mit Bela Health gefunden.“
Ausgangssituation: Viel Engagement – wenig Struktur
Trotz des jungen, motivierten Teams blieb der Alltag mühsam. Dokumentationen dauerten zu lange und wurden häufig nachträglich ergänzt, und die Telefonannahme kostete wertvolle Behandlungszeit. „Wir haben gemerkt, dass wir zu viel Zeit mit Dingen verbringen, die nicht mit Therapie zu tun haben“, sagt Daniel. „Zwischen Telefon, Papier und Nachdokumentation ging einfach zu viel Energie verloren.“
Die verwendeten Softwarelösungen machten vieles komplizierter statt einfacher. Oft mussten Formulare ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und wieder abgelegt werden. Rückrufe waren schwer zu koordinieren, weil niemand genau wusste, welche Nachrichten schon bearbeitet waren. Mit wachsender Patientenzahl wurde klar: Es braucht eine Lösung, die wirklich funktioniert und nicht nur verspricht, digital zu sein.
Die Lösung: Digitale Klarheit mit Bela Health
Über eine befreundete Praxis, die Bela Health bereits erfolgreich nutzte, kam die Empfehlung. „Ich habe mich sofort damit beschäftigt und dachte: Das ist endlich mal etwas, das aussieht und funktioniert, wie man es im Jahr 2025 erwarten darf“, erinnert sich Daniel.
Die Entscheidung fiel schnell und die Einführung lief reibungslos. Nach wenigen Tagen war Bela Health vollständig integriert. Keine langen Schulungen, keine technischen Hürden. Heute nutzt Im Fokus! Physiotherapie alle drei Module von Bela Health:
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KI-Anrufbeantworter – erkennt automatisch Namen, Anliegen und Terminwünsche, transkribiert Nachrichten und leitet sie direkt weiter.
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Digitale Patientenaufnahme – ersetzt Papierformulare, sorgt für strukturierte Abläufe und einen modernen, professionellen Ersteindruck.
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Digitale KI-Dokumentation – ermöglicht schnelle, sprachbasierte Verlaufsdokumentationen, auch mobil.
Einführung: Begeisterung statt Widerstand
Das gesamte Team war von Anfang an begeistert. „Das Onboarding lief extrem unkompliziert“, sagt Daniel. „Innerhalb weniger Tage war alles einsatzbereit. Kein Chaos, keine Fragen – einfach starten und merken, dass es funktioniert.“
Besonders die digitale Patientenaufnahme überzeugte sofort. Formulare werden nun direkt am Tablet ausgefüllt – kein Drucken, kein Scannen, kein Papierchaos. Patientinnen und Patienten empfinden den Ablauf als angenehm und professionell. „Selbst ältere Patientinnen kommen sehr gut klar“, berichtet Daniel. „Und für uns ist es eine enorme Erleichterung – wir sparen locker die Hälfte der bisherigen Zeit.“
Auch der KI-Anrufbeantworter wurde schnell zum festen Bestandteil des Alltags. Seit Sommer 2025 hat Bela Health über 300 Anrufe automatisch erkannt, transkribiert und weitergeleitet und spart dem Team wöchentlich mehrere Stunden.
Ergebnisse auf einen Blick
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50–60 % weniger Zeitaufwand bei der Patientenaufnahme
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Mehrere Stunden Zeitersparnis pro Woche durch automatische Anrufverarbeitung
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Über 300 Anrufe seit Einführung automatisch verarbeitet
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Deutlich bessere Dokumentationsqualität und weniger Nacharbeit
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Weniger Papier, weniger Technikprobleme, mehr Fokus auf Patient:innen
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Entlastetes Team, klarere Abläufe, entspannterer Praxisalltag
Ein Praxisalltag, der wieder fließt
Mit Bela Health läuft der Betrieb heute deutlich ruhiger. Rückrufe sind klar zugeordnet, Verlaufsdokumentationen werden regelmäßig gepflegt, und das Team hat wieder mehr Zeit für Training und Therapie. „Früher haben wir oft improvisiert“, erzählt Daniel. „Jetzt läuft alles nachvollziehbar, ohne dass jemand ständig nachfragen muss.“
Die Dokumentation ist nicht nur effizienter, sondern auch qualitativ besser. Therapeutinnen können während oder direkt nach der Behandlung diktieren, was besprochen und durchgeführt wurde. Das spart Zeit, sichert Qualität und sorgt für einheitliche Dokumentationen. „Das Beste ist: Die Digitalisierung läuft jetzt einfach mit“, fasst Daniel zusammen. „Wir müssen nichts mehr basteln oder Workarounds finden – es funktioniert einfach.“
Moderne Praxis, modernes Bild
Die Veränderungen sind auch für Patientinnen und Patienten sichtbar. Die Abläufe sind klar, Rückrufe kommen schneller, und der gesamte Empfang wirkt strukturierter. „Wenn Patientinnen sehen, dass wir digital dokumentieren, entsteht automatisch Vertrauen“, sagt Daniel. „Sie merken, dass hier professionell gearbeitet wird und dass wir auf Höhe der Zeit sind.“ Das Team erhält regelmäßig positives Feedback. Viele loben die schnelle Kommunikation und das moderne Auftreten.
Fazit: Modern, effizient und menschlich
Die Erfolgsgeschichte von Im Fokus! Physiotherapie Hamburg zeigt, dass Digitalisierung in der Physiotherapie nicht bedeuten muss, sich von der Menschlichkeit zu entfernen – im Gegenteil. Bela Health hat der Praxis geholfen, Routinearbeit zu automatisieren, Kommunikation zu vereinfachen und Dokumentation auf ein neues Niveau zu bringen.
„Ich wollte eine Lösung, die so modern ist wie wir selbst“, sagt Daniel Grzmehle. „Und genau das habe ich mit Bela Health gefunden.“ Heute steht die Praxis exemplarisch für eine neue Generation von Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten: modern, digital, effizient und trotzdem ganz nah am Menschen.
