ERFOLGSGESCHICHTE
Wie die Praxis Weisgerber in München mit Bela Health Ruhe, Struktur und Zeit zurückgewann
„Man muss es einfach ausprobieren, um den Unterschied zu spüren. Für mich war es die beste Entscheidung seit Langem.“
Praxisinhaberin, Weisgerber Physiotherapie
Oxana Weisgerber
Der Alltag vieler Praxen – und das Gefühl, nie fertig zu werden
Viele Praxisinhaber kennen das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen und trotzdem nie genug Zeit zu haben. Das Telefon klingelt ununterbrochen, Patientinnen und Patienten sagen Termine ab, Rückrufe werden notiert, Zettel stapeln sich.
Am Ende bleibt das Gefühl, dass nichts richtig strukturiert ist. Genau so ging es Oxana Weisgerber, Inhaberin der Physiotherapiepraxis Weisgerber in München.
Mit fünf Therapeutinnen und zwei Teilzeitkräften versorgt sie täglich ein breites Spektrum an Patientinnen und Patienten – in der Praxis und auf Hausbesuchen. Was wie ein eingespielter Betrieb wirkte, bedeutete hinter den Kulissen: hoher Organisationsdruck, ständiger Telefonstress und kaum Zeit für das Wesentliche.
Ausgangssituation: Wenn der Anrufbeantworter zum Stressfaktor wird
„Ich wollte mein Team bestmöglich entlasten – aber irgendwann war das einfach zu viel“, erinnert sich Oxana. Viele ihrer Patientinnen sind älter und rufen lieber an, statt online zu schreiben. Die Terminvergabe lag fast vollständig bei ihr, zusätzlich zu ihrer Arbeit als Therapeutin.
Wenn sie auf Hausbesuchen war, häuften sich die Nachrichten auf dem Anrufbeantworter. Nach Feierabend oder am Wochenende fuhr sie oft extra in die Praxis, nur um die Nachrichten abzuhören. „Ich hatte ständig Angst, dass eine wichtige Information verloren geht oder jemand ohne Rückmeldung bleibt“, sagt sie. Post-its mit Rückrufnotizen lagen überall.
Das Team musste Nachrichten mehrfach abhören, weil sie schwer verständlich waren. Selbst im Urlaub konnte Oxana nicht abschalten – zu groß war die Sorge, etwas zu verpassen. Sie wusste: So kann es nicht weitergehen.
Die Lösung: Digitale Entlastung mit KI und Struktur
Im Frühjahr 2025 empfahl eine Mitarbeiterin Bela Health – eine KI-Rezeption entwickelt speziell für Physiotherapiepraxen. Nach anfänglicher Skepsis wagte Oxana den Schritt. „Ich hatte schon Software ausprobiert, die mehr Arbeit als Erleichterung gebracht hat“, erzählt sie. „Aber Bela Health war anders – persönlich, einfach und wirklich auf unseren Alltag zugeschnitten.“
Heute nutzt die Praxis drei Module von Bela Health:
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KI-Anrufbeantworter: erkennt automatisch Namen und Anliegen, transkribiert Nachrichten und leitet sie strukturiert weiter.
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Digitale Patientenaufnahme: rechtssichere digitale Unterschriften für wichtige Dokumente (z.B. Behandlungsvertrag).
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Digitale Dokumentation: mobil nutzbar, ideal für Hausbesuche und schnelle Spracheingaben unterwegs.
Diese Kombination schafft Übersicht, Sicherheit und echte Entlastung.
Einführung ohne Hürden – schnell, persönlich, effektiv
„Das Onboarding war erstaunlich einfach“, erzählt Oxana. „Innerhalb wenigen Minuten war alles einsatzbereit. Der Support war schnell, freundlich und individuell – so, wie man es sich wünscht.“
Auch ihr Team reagierte positiv. „Früher musste ich Nachrichten doppelt abhören, weil ich etwas nicht verstanden hatte. Jetzt sehe ich alles klar und kann gezielt reagieren“, berichtet eine ihrer Rezeptionsmitarbeiterinnen. Selbst Patientinnen, die wenig Erfahrung mit digitalen Tools haben, kommen gut zurecht. Die digitale Aufnahme wirkt modern und professionell.
Ergebnisse auf einen Blick
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3–4 Stunden Zeitersparnis pro Woche durch automatische Verarbeitung von Anrufbeantworter-Nachrichten
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Keine verpassten Anrufe mehr: Wichtige Anliegen landen als Push-Benachrichtigung direkt auf dem Handy
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Bessere Dokumentation: klar, vollständig, jederzeit abrufbar
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Weniger Papier, weniger Ausfälle: kein Drucken, Scannen oder manuelles Archivieren
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Mehr Ruhe im Alltag: Transparenz und Kontrolle – auch bei Hausbesuchen oder im Urlaub
Der Unterschied im Alltag
Seit der Einführung von Bela Health hat sich der Praxisalltag spürbar verändert. Oxana kann Prioritäten setzen: Wichtige Anfragen sieht sie sofort, weniger dringende Aufgaben kann sie delegieren. Das Team arbeitet strukturierter, Rückrufe erfolgen gezielter und schneller. „Früher war ich ständig in Alarmbereitschaft“, erzählt Oxana. „Jetzt weiß ich, dass nichts verloren geht – das nimmt enorm viel Druck.“
Auch die digitale Dokumentation hat den Alltag erleichtert. Zettelwirtschaft und unleserliche Handschriften gehören der Vergangenheit an. Hausbesuche sind effizienter, Informationen zentral abrufbar. „Man merkt, dass Bela Health für Praxen wie unsere entwickelt wurde“, sagt Oxana. „Es ist keine generische Software, sondern eine Lösung, die wirklich versteht, wie der Alltag in einer Physiopraxis aussieht.“
Neben der Zeitersparnis hat sich auch die Atmosphäre im Team verändert. Die Mitarbeiterinnen fühlen sich entlastet, Abläufe sind klar, und die Patientinnen erleben einen ruhigeren, professionelleren Empfang. Das Vertrauen in die eigenen Prozesse ist gewachsen – sowohl im Team als auch nach außen.
Fazit: Mut zur Veränderung lohnt sich
Oxana Weisgerber steht stellvertretend für viele Praxisinhaberinnen, die zwischen Behandlungen, Organisation und Telefonstress täglich ihre Grenzen spüren. Mit Bela Health hat sie gezeigt, dass Digitalisierung keine zusätzliche Belastung sein muss, sondern echte Unterstützung bringen kann.
„Ich hätte nie gedacht, dass eine Software so viel Ruhe bringen kann“, sagt sie. „Man muss es einfach ausprobieren, um den Unterschied zu spüren. Für mich war es die beste Entscheidung seit Langem.“
Die Praxis Weisgerber in München ist heute nicht nur digital besser aufgestellt, sondern auch menschlich entlastet. Was früher ständige Anspannung war, ist heute ein strukturierter, planbarer Alltag – mit mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Behandlung der Patientinnen und Patienten.
